Producción de eventos y montaje

25 Febrero, 2019

Por: Juan Carlos Armas, Ejecutivo de Cuentas STRATEGICA

Un evento exitoso puede ser una experiencia inolvidable para nuestros invitados. De hecho, muchos se preguntarán si existe algún secreto para que “la magia ocurra”. En realidad, no existe ningún secreto, sino una sólida estrategia de logística y ciertas condiciones que deben cumplirse. A continuación, te cuento de qué se trata cada una:

Logística en un evento

La logística de un evento debe cumplir con los pasos necesarios tanto en la fase de planificación como en la de desarrollo:

  • Definir el tipo de evento, elegir la mejor fecha y lugar de acuerdo al brief del evento. Por ejemplo, si el objetivo del evento es cambiar la imagen corporativa de una empresa, se podría elegir un cóctel en algún restaurante que brinde shows con los bartenders, catas con sus sommeliers o demostraciones en vivo por el chef principal.
  • Organizar al equipo de trabajo y sus roles mediante un organigrama y flujograma de actividades.
  • Planificar las acciones a tomar antes del evento, como la selección de los proveedores, la coordinación entre el local, el servicio de catering, la iluminación, las estructuras, las actividades, etc. Todo esto debe estar pautado mediante un diagrama de Gantt.
  • Desarrollar y/o implementar el material gráfico. Para esto, es necesario contar con el manual de marca, su pantone, tipografías, fotos e incluso el tipo de voz en off que se puede utilizar.

Montaje

El montaje es el momento en el que todo lo planificado “toma vida” y en este punto, es importante considerar los siguientes puntos:

Seguridad y Permisos

  • Elementos de Protección Personal (EPP), como cascos, arnés y zapatos con punta de acero.
  • Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR), ya que todo espacio alquilado requiere de estos. Además, contar con el seguro de responsabilidad civil para cubrir cualquier incidente durante el evento.
  • Charlas de seguridad sobre plan de evacuación ante siniestros y uso de extintores contra incendio.
  • Gestión de permisos de APDAYC, UNIMPRO, de la municipalidad, etc.
  • Planos de distribución del evento, de corte, de estructuras, de conexiones eléctricas, etc. Todos estos deben estar firmados por un especialista según lo requiera el ente regulador.

Otros detalles a tener en cuenta

  • Horario flexible para el almuerzo del personal de montaje y así mantener un ambiente agradable de trabajo.
  • Área de alimentación cerca del montaje para evitar retrasos por traslados del personal.
  • Considerar la cantidad de personal necesario de acuerdo a la magnitud y tiempos de montaje.
  • Renders: Tener un file impreso o digital con todos los renders de las diferentes vistas del evento para lograr replicar todo lo ofrecido.

Ahora que conoces un poco más sobre la producción de eventos, te invito a conocernos más. Recuerda que en Strategica Consulting contamos con un equipo de profesionales con amplia experiencia en el diseño, planificación, producción y/o supervisión en eventos corporativos.

Contacto

Encuéntranos en

Av. Reducto 1370  oficina 203 – Miraflores. Lima 18, Perú.

También puedes llamarnos al teléfono

+511 596 – 8070

Email: informes@strategica.com.pe

O déjanos un mensaje aquí

1
Hola!
Escríbenos si tienes dudas o consultas
Powered by