9 puntos claves para la ejecución de un gran proyecto: SAP NOW 2019

22 Abril, 2019

Por Karyn Augusto, Gerente General de Strategica Consulting.

La planificación de todo gran evento, como lo es el SAP NOW, comienza con 6 meses de anticipación. A continuación, detallo cuales fueron los puntos más importantes a tener en cuenta para la preparación de este gran proyecto:

1. Organigrama del Proyecto: Cada persona es un eslabón importante en la cadena, y es de suma importancia que cada miembro cumpla con sus diferentes tareas para sacar adelante un proyecto que, por ser de tal envergadura, necesita de un equipo sólido en el cual respaldarse. El equipo de Strategica está conformado por profesionales de mucha experiencia, punto crucial para la realización del mismo.

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2. Selección de la sede idónea para el evento: después de definir al equipo involucrado en el proyecto, la siguiente tarea es escoger un espacio que cumpla con todos los requisitos para realizar el evento. La negociación de fechas y días de montaje previos, son muy importantes para la correcta implementación y pruebas que se realizan días antes del mismo.

3. Reuniones creativas con los arquitectos: el equipo de arquitectos debe comprender las diferentes necesidades que afronta el evento año a año, para poder realizar una correcta puesta en escena. Por ello, se tienen constante reuniones creativas para coordinar una correcta distribución de las diferentes áreas del evento. Posteriormente, se comienza a elaborar los planos y renders correspondientes. Este es un punto sumamente importante para que los asistentes puedan fluir en forma adecuada y conocer los diferentes espacios de manera óptima.

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4. Base de Datos: realizar un levantamiento de la base de datos para tener al día toda la información de cada uno de los actuales y potenciales clientes a los cuales se quiere llegar, es de suma importancia. Por ello, la actualización de la base de invitados al evento se trabaja detalladamente con 5 meses de anticipación.

5. Cronograma de Convocatoria: se trabaja un cronograma con el detalle de cada pieza gráfica que llegará a cada uno de los invitados, conociendo de antemano las fechas en que serán lanzadas cada una de ellas. Se procede, a la vez, a programar el telemarketing de confirmación que ayudará a conocer el estado de la demanda del evento.

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6. Selección del equipo de trabajo: a los proveedores que nos acompañarán a lo largo de la organización de cada evento, se le somete a una rigurosa selección en la que se evalúa no solo su propuesta económica, sino su experiencia y acompañamiento durante los meses de trabajo. En muchos casos es necesario realizar una licitación de 03 proveedores para cada rubro, con el fin de innovar y generar competitividad.

7. Reuniones semanales con nuestro cliente: otro factor clave que permite avanzar de la mano con el cliente, y que no se escape ningún detalle, son las reuniones constantes. Cada semana se revisa una agenda detallada con todos los temas pendientes para dar soluciones a cualquier imprevisto y, a la vez, brindar nuevas propuestas.

8. Equipo de Realización los días del evento: Nuestro equipo de producción es una pieza fundamental para la ejecución del evento durante los días de montaje, el día de las pruebas y el “gran día”. Cada persona cumple un rol importante y tiene la potestad de decisión en su espacio. De esta manera, todas las zonas pueden funcionar de manera fluida y sin cuellos de botella.

9. Manejo de Auspicios: Contar con un equipo dedicado al manejo de auspiciadores es crucial en este tipo de eventos. Muy importante contar con lo siguiente:
*Manual del auspiciador
*Diferentes canales de contacto
*Respuesta constante
*Personal dedicado únicamente a ellos
*Espacio idóneo para mostrar su marca y generar leads

La planificación de este gran evento, fue todo un reto que nos animó a cumplir con cada objetivo propuesto. ¡Gracias al SAP por la confianza por 4to año consecutivo!

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